Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затверджено наказом ДПА України №1020 від 24.12.2010 р. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України  13 січня 2011 року за №46/18784. З повним текстом наказу та Довідником  ознак доходів можна ознайомитись   за наступною адресою:

http://www.sta.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=317340&cat_id=314724&showHidden=1

Відповіді на актуальні запитання щодо порядку заповнення форми 1-ДФ можна знайти в Єдиній базі податкових знань (далі ЄБПЗ) в розділі 160.26 за наступним гіперпосиланням на веб-сайті ДПС України:

http://www.sta.gov.ua/control/uk/taxqabase/catalog

Пропонуємо Вашій увазі витяг із наказу, а також консультацію з ЄБПЗ ІДД ДПС України щодо відображення проведеного перерахунку ПДФО у формі 1-ДФ.

1.1. Цей Порядок визначає порядок заповнення і подання органам державної податкової служби України (далі – органи ДПС) Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (далі – податковий розрахунок) відповідно до вимог статті 51 глави 2, підпункту 70.16.1 пункту 70.16 статті 70 глави 6 розділу ІІ, підпункту „б” пункту 176.2 статті 176 розділу IV Податкового кодексу України (далі – Кодекс).

1.2. Дія цього Порядку поширюється на податкових агентів, а саме: юридичних осіб (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайнятих осіб, представництва нерезидентів - юридичних осіб, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) нараховують (виплачують, надають) доходи фізичній особі та/або зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок, передбачений розділом ІV Кодексу, до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі.

1.3. Подання податковими агентами податкового розрахунку за період, в якому проводились процедури його припинення, здійснюється до завершення таких процедур (державної реєстрації припинення юридичної особи, державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця).

ІІ. Порядок подання податкового розрахунку

2.1. Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається.

Якщо останній день строку подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Граничні строки подання податкового розрахунку можуть бути збільшені за правилами та на підставах, які передбачені Кодексом.

Якщо після подачі податкового розрахунку за звітний період податковий агент подає новий податковий розрахунок з виправленими показниками до закінчення граничного строку подання податкового розрахунку за такий самий звітний період, то штрафи, визначені у пункті 50.1 статті 50 Кодексу, не застосовуються.

2.2. Податковий розрахунок подається незалежно від того, виплачує чи не виплачує доходи платникам податку податковий агент протягом звітного періоду.

2.3. Податковий розрахунок подається до органу ДПС за місцезнаходженням податкового агента - юридичної особи або її відокремлених підрозділів чи до органу ДПС за податковою адресою фізичної особи - податкового агента.

2.3.1. На непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується) податковий розрахунок заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами без помарок, закреслень, виправлень і уточнень, вказуються порядкові номери сторінок. У незаповнених полях інформаційного рядка проставляється прочерк. Подання ксерокопії розрахунку не дозволяється.

2.3.2. Податковий розрахунок може бути наданий органу ДПС в електронній формі за добровільним рішенням податкового агента.

2.3.3. Податковий розрахунок готується у двох примірниках. Один примірник подається до органу ДПС. Другий – з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом та проставленим номером порції, отриманим при обов'язковій реєстрації розрахунку в органі ДПС, - повертається податковому агенту

.3.1. Реквізити податкового розрахунку, що заповнюються:

3.1.1. Навпроти напису „Стор.” податковим агентом проставляється номер сторінки податкового розрахунку.

3.1.2. Відмічається відповідна клітинка „Звітний”, „Звітний новий” чи „Уточнюючий” залежно від того, який податковий розрахунок подається.

3.1.3. Навпроти напису „Порція” податковим агентом проставляється номер порції.

У податковому розрахунку, який подається за результатами першого звітного кварталу, протягом якого набирає чинності Кодекс (у податковому розрахунку за І квартал 2011 року), заповнюються клітинки „Сума податкового боргу станом на 01.01.2011”, в яких відображається податковий борг відповідно до пункту 1 підрозділу 1 розділу ХХ Кодексу.

3.1.4. Зазначається податковий номер юридичної особи – податкового агента, податковий номер або серія та номер паспорта фізичної особи – податкового агента (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), яка подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (для юридичних осіб доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8).

3.1.5. Відмічається відповідна клітинка „Юридична особа” або „Самозайнята фізична особа”.

3.1.6. „Працювало у штаті” – проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи. Облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи визначається відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 № 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за № 1442/11722.

3.1.7. „Працювало за цивільно–правовими договорами” – кількість працівників за цивільно–правовими договорами у звітному періоді.

Реквізити, передбачені підпунктами 3.1.6 та 3.1.7 цього пункту, заповнюються тільки в разі наявності у юридичної особи чи у самозайнятої фізичної особи найманих працівників. Реквізити, передбачені підпунктами 3.1.6 та 3.1.7 цього пункту, заповнюються тільки для першої порції податкового розрахунку.

3.1.8. Зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові самозайнятої фізичної особи, податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи , що подає податковий розрахунок.

3.1.9. Податковий номер органу ДПС, куди подається розрахунок.

3.1.10. Найменування органу ДПС, куди подається податковий розрахунок.

3.1.11. „Звітний період” – відображаються арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік.

3.1.12. У графі 1 „№ з/п” відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.

3.1.13. У графі 2 „Податковий номер або серія та номер паспорта*” відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в податковому розрахунку.

3.2. У графі 3а „Сума нарахованого доходу” відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, – обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності.

3.3. У графі 3 „Сума виплаченого доходу” відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни у наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена у лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні).

3.4. У графі 4а „Сума нарахованого податку” відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

3.5. У графі 4 „Сума перерахованого податку” відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб у графі 4а та сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб у графі 4 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками).

3.6. У графі 5 „Ознака доходу” зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватись у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 „Податковий номер або серія та номер паспорта*”, крім випадків, зазначених у пунктах 3.7 та 3.8 цього розділу.

3.7. Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.

3.7.1. У графі 6 „Дата прийняття на роботу” відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття 27 грудня 2010 року, то у графі 6 потрібно вказати „27.12.2010”.

3.7.2. У графі 7 „Дата звільнення з роботи” відображається дата звільнення фізичної особи з роботи аналогічно підпункту 3.7.1 цього пункту.

3.8. У графі 8 „Ознака податкової соціальної пільги” відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до цього Порядку. Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк. При заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізичної особи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу).

3.9. У графі 9 „Ознака (0, 1)” відображається ознака „0”, якщо рядок потрібно ввести, чи ознака „1”, якщо рядок потрібно вилучити. Графа 9 заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкового розрахунків.

3.10. В останньому рядку розрахунку вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу за графою 3, нарахованого податку за графою 4а та перерахованого податку за графою 4.

Яким чином відображаються у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ результати річного перерахунку ПДФО?

Порядок проведення перерахунку сум доходів та наданих податкових соціальних пільг встановлений п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ). Згідно із пп. 169.4.2 п. 169.4 ст. 164 ПКУ роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги, з урахуванням положень абзацу третього п. 167.1 ст. 167 ПКУ, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги: за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року; під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 п.169.2 ст.169 ПК (обмеження щодо застосування податкової соціальної пільги); під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем. Підпунктом 169.4.3 п. 169.4 ст. 169 ПКУ передбачено, що роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування податкової соціальної пільги. Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих податкових соціальних пільг відображаються працедавцем у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ. Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затверджений наказом ДПА України від 24.12.10 № 1020 (далі – Порядок). Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати. При цьому, якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата податку, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання платника податку за відповідний місяць, а при недостатності такої суми – зменшується сума податкових зобов’язань наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати. Враховуючи вищевикладене, п.3 Порядку передбачено, що податковий розрахунок за ф. № 1ДФ заповнюється наступним чином: у рядках 3 та 3а проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період; у рядках 4 та 4а проставляється сума податку на доходи у фізичних осіб з врахуванням суми недоплати/переплати. Крім того, результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих податкових соціальних пільг необхідно відобразити працедавцем у податковому розрахунку за ф. № 1ДФ за IV квартал звітного року.