Правові підстави надання документів під час проведення документальної перевірки Контролюючі органи на підставі пп. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) у порядку, визначеному законодавством, мають право запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов'язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи. В свою чергу, платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ст. 85 Кодексу).

Таким чином, надання документів залежить від виду документальної перевірки: планові або позапланові, фактичні, а саме їх предмету визначеного статтями 77, 78, 80 Кодексу. Отже, при проведенні перевірок платників податків працівники контролюючих органів мають право вивчати та перевіряти первинні документи, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов'язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також перевіряти ліцензії на провадження видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню відповідно до закону; наявність торгових патентів, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) тощо. Слід звернути увагу на перевірки, які проводяться з питань трансфертного ціноутворення. Зокрема, п.п. 39.5.2.3 ст. 39 Кодексу встановлено десятиденний термін для надання документів з дати початку такої перевірки, а у разі необхідності отримання додаткових документів, що підтверджують здійснення фінансово-господарських операцій під час проведення перевірки, вони надаються платником податків протягом 15 днів з дати отримання запиту контролюючого органу. Крім того, існують особливості надання документів великими платниками податків, які згідно з п. 85.2 ст. 85 Кодексу не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної перевірки, зобов'язані також надати в електронній формі копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб. Заборона посадовим (службовими) особами контролюючих органів витребувати документи від платника податків у випадках, не передбачених Кодексом, а також вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів (крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством) закріплена п. 85.3 та 85.5 ст. 85 Кодексу. Основні вимоги до порядку надання документів платниками податків Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації відповідно до п. 5 ст. 8 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (далі - Закон №996). Згідно з п. 2 ст. 9 Закону №996 первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом. При цьому п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за №168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису, врегульовані Законами України від 22 травня 2003 року №851-IV „Про електронні документи та електронний документообіг” (далі – Закон №851) та від 22 травня 2003 року №852-IV „Про електронний цифровий підпис”. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора, а копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону №851). Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року №680. Крім того, платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу. Отже, як зазначалося вище, платник податків після початку перевірки зобов'язаний надати посадовим особам контролюючого органу документи, які пов'язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, у т.ч. створені в електронному вигляді. Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової особи, що їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова особа контролюючого органу та платник податків (його представник) згідно з вимогами п. 85.3 ст. 85 Кодексу. При проведенні документальних перевірок посадова особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, має право у відповідності до вимог п. 85.4 та п. 85.8 ст. 85 Кодексу, отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Слід звернути увагу, що відповідно до п. 5.27 Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003), затвердженої наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 №55, відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону №996). Отримання таких копій оформляється описом, який складається посадовими особами контролюючого органу. Копія опису вручається під підпис платнику податків або його законному представнику, а у разі їх відмови від засвідчення опису або від підпису про отримання копії опису посадовими особами контролюючого органу робиться відмітка про відмову від підпису. Період, за який надаються документи, та терміни їх зберігання Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексу граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ст. 44 Кодексу). Крім того, відповідно до ст. 336 розділу I „Документи, що створюються в управлінні діяльності” основної частини Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) мають зберігатися протягом трьох років за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Встановлено окремі вимоги до суб'єктів електронного документообігу, які повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону №851). Строк їх зберігання не повинен бути меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Проте у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом встановленого законодавством строку, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. Згідно з п.102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ст. 102 Кодексу, має право самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до ст. 39Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання, а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку. У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку. Пунктом 102.2 ст. 102 Кодексу визначено, що грошове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абз. першому п. 102.1 ст.102 Кодексу, якщо: податкову декларацію за період, протягом якого виникло податкове зобов'язання, не було подано; посадову особу платника податків (фізичну особу - платника податків) засуджено за ухилення від сплати зазначеного грошового зобов'язання або у кримінальному провадженні винесено рішення про його закриття з нереабілітуючих підстав, яке набрало законної сили. У разі проведення документальної перевірки платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки та зберігання яких регламентується діючими нормативно-правовими актами. При цьому грошове зобов’язання платника податків визначається контролюючим органом лише за визначені Кодексом періоди. Слід звернути увагу, що незабезпечення платником податків зберігання документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 Кодексу строків, тягне за собою накладення штрафу у розмірах визначених п. 121.1 ст. 121 Кодексу. Ненадання платником податків документів або відмова посадової особи контролюючого органу враховувати надані документи. У разі відмови платника податків або його законних представників надати копії документів посадовій (службовій) особі контролюючого органу, така особа на підставі п. 85.6 ст. 86 Кодексу складає акт у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові платника податків (його законного представника) та переліку документів, які йому запропоновано подати. Зазначений акт підписується посадовою (службовою) особою контролюючого органу та платником податків або його законним представником та є підставою для накладення на платника податків штрафу у розмірі 510 грн,, а при повторному скоєнні протягом року такого ж порушення - 1020 грн. (п. 121.1 ст. 121 Кодексу). Згідно з п. 44.6 ст. 44 Кодексу у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в абзаці другому п. 44.7 ст. 44 Кодексу, платник податків так і не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності. Також існують випадки, коли платник податків не може надати документи до перевірки за наявності таких причин, як то втрата (знищення) або вилучення (виїмка) правоохоронними органами. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. З дня надходження такого повідомлення до контролюючого органу платнику податків надається 90 календарних днів для їх відновлення (п. 44.5 ст. 44 Кодексу). А терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених строків. Стосовно випадків, коли документи вилучені правоохоронними органами, то Кодексом чітко врегульовано порядок їх отримання. Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів, або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу (п. 85.9 ст. 85 Кодексу). У цьому разі терміни проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання зазначених копій документів або забезпечення доступу до них. Розглянемо інший випадок, коли посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки. У такому випадку платник податків на підставі п. 44.7 ст. 44 Кодексу має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків - фізичної особи або посадової особи платника податків - юридичної особи). У разі якщо документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продовжується у порядку визначеному ст. 82 Кодексу. Контролюючий орган має право також подовжити проведення перевірки, якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення. Таким чином, дотримання платниками податків законодавства в частині ведення, забезпечення зберігання та своєчасного надання в повному обсязі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, в ході проведення документальної перевірки має визначальний вплив на всебічність та неупередженість висновків за її результатами. Це в свою чергу сприятиме зменшенню випадків незгоди платників податків з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки.

ДФС України, 11.08.2015 р., брошура